Checklista för arrangörer

  1. Är lokalen klar?
    Har du bokat lokalen och fått din bokning bekräftad. Är lokalen besiktad och godkänd för att användas? Hur är det med städning och eventuell teknisk utrustning som kan behövas?
  2. Har du bokat egen teknisk personal?
    Behöver du bygg och rivhjälp för att ta emot föreställningen? Boka det enligt önskemål från turnerande ensemble.
  3. Marknadsföringsmaterial
    Tänk på att i god tid rekvirera affischer och övrigt marknadsföringsmaterial från producenten.
  4. Kontakt med turnéledare / teknisk samordnare
    Ta kontakt med den ansvarige turnéledaren för att försäkra dig om att allt kommer att klaffa och förvissa dig om att tiderna gäller och informera och diskutera om du har tänkt dig eventuella specialarrangemang i samband med föreställningen.
  5. Mottagande av ensemble
    Ta emot den gästande ensemblen vid ankomsten till lokalen och visa dem tillrätta om det skulle behövas. Informera dem om kvällens publik med eventuella specialgrupper eller annat som är bra för dem att veta.
  6. Lämplig förtäring för teknisk personal under dagen och i paus
    En föreställningsdag kan vara lång och innehåller många arbetskrävande moment. Se till att det finns lämplig förtäring med fika och mackor på plats under hela dagen. Fika för pausen bör också finnas bakom scenen eller i logerna.
  7. Eventuella kringarrangemang i foajé eller café
    Förbered och lägg gärna ner lite extra ansträngning på att publiken ska trivas i foajé och café inför föreställningen och i pausen. Ett generöst välkomnande av publiken innebär alltid en extra bonus och höjer kvalitén på kvällen. Har du särskilda grupper eller sponsorer som beställt särskilda förutsättningar måste detta också vara förberett.
  8. Ta emot och välkomna publiken
    I foajén uppstår nästan alltid frågor om allt mellan himmel och jord som måste få svar. Det är viktigt att du finns där för att underlätta för besökarna.
  9. Tacka ensemble och övrig turnépersonal
    Efter föreställningens slut är det viktigt att ”knyta ihop säcken” tillsammans med ensemblen. Har allt fungerat? Vilka upplevelser har de haft? Viktiga erfarenheter finns alltid att ta med sig till nästa arrangemang.
  10. Förbereda föreställningsrapport
    Det underlättar för dig om du har förberett ditt efterarbete av kvällens arrangemang. Finns det särskilda krav på redovisning etc. Vad behöver producenten? Vad vill dina sponsorer veta?